Antes de proceder a la vinculación de colaboradores a la empresa
debemos tener bien clara la nomenclatura o nombre del cargo, funciones inherentes, posición en qué los
vamos a ubicar dentro de la actual estructura organizacional, dependencia
jerárquica y cuáles serian específicamente sus deberes y responsabilidades.
La ubicación en la estructura organizacional tiene una
relación directa con la actividad u oficio que va a desempeñar el nuevo
colaborador, y de hecho, la situación se hace fácil elaborando una relación de
las actividades preponderantes o las que dieron origen al cargo. Si por
ejemplo, la persona a vincular sería la encargada de llevar los registros de la
facturación expedidos por la empresa, se nos antoja que pudiera ser alguien que
trabajaría en el departamento comercial, pero si también debe hacer seguimiento
a los vencimientos de las mismas, ahora cambia nuestro pensamiento y definimos
que seguramente va a colaborarle al departamento de contabilidad, etc., y como el área tendrá su propia estructura,
ahora estableceremos a quien le debe reportar su actividad y de hecho los
resultados de su gestión.
Resulta fácil establecer las relaciones internas entre los
diferentes cargos cuando cada una de las personas que trabajan para la empresa
conocen a ciencia cierta las actividades que deben realizar, la periodicidad
con que deben realizarlas, a quién deben reportar sus resultados y de quién
estarían recibiendo instrucciones permanentes o periódicas, para adelantar las labores
relacionadas con su trabajo.
Definición de perfiles
Conocemos en la práctica dos perfiles: perfil del cargo y
perfil del candidato, formatos que se diligencian de manera separada, esto sin
mencionar la forma única que utilizan algunas empresas en las que ambos
perfiles están unificados en un solo documento, y en el orden lógico de Perfil
del Cargo y Perfil del Candidato.
El perfil del cargo
no es más que la definición del cargo, que incluye la relación de actividades
que desarrollaría una persona al ocuparlo.
Se debe iniciar el proceso de creación de cualquier cargo
estableciendo un listado de actividades que la persona que lo iría a ocupar,
debe realizar. Esta relación de actividades le daremos un orden de importancia
en la redacción, yendo de las actividades más importantes, que seguramente dieron
origen a su creación, hasta las más sencillas y repetitivas, o a las
del diario hacer.
Perfil del candidato - Requisitos
para ejercer el cargo:
Cuando tenemos redactadas las funciones que tendría que
realizar el titular del cargo que estamos creando, es el momento de pensar en
los requisitos que exige el mejor desarrollo de las actividades, en lo
académico, en lo físico y en lo relacionado a experiencias anteriores.
El objetivo será el de relacionar las funciones y/o
actividades que debe adelantar la persona que ocupe el cargo con los
conocimientos, la experiencia y las condiciones físicas necesarias.
Siempre habrá una exigencia de conocimientos mínimos, ya sean
estos generales o puntuales. Todo cargo requiere el que se cumplan con algunas
condiciones corporales y que estarían relacionadas con el esfuerzo físico,
agudeza visual, etc., o sencillamente ninguna exigencia en particular. De igual
forma se presenta el tema de la experiencia, que para algunos casos jugará un
papel muy importante en el desempeño del titular o la consideración de que la
“experiencia en cargos anteriores” no es un hecho trascendente.
Como vemos, el diseño de cada cargo nos irá mostrando las
diferentes facetas que a su vez nos ayudarán a establecer los requisitos del
mismo (Educación, aspectos físicos y/o experiencia), muchas veces marcado bien
por el conocimiento de las actividades intrínsecas del cargo o a criterio de
las personas a las que se les ha encomendado la misión del diseño del mismo.
Importancia:
En algunas empresas, esta actividad se le considera
innecesaria y prefieren tener la libertad de ir utilizando a las personas en
los eventos que se vayan presentando, actividades normalmente extras a las de su
rutina principal.
Una de las razones, que con más frecuencia argumentan, es que
en la medida de que a las personas se le establezcan funciones que cumplir
pudiera darse la situación de que estarían en posición de poder negarse a
realizar una actividad extra, sencillamente porque no es de su competencia.
La lógica nos diría que cuando la empresa alcanza un cierto
grado de organización y es claro el propósito de sus actividades, situaciones
aisladas a las funciones y responsabilidades ya establecidas serán muy
casuales.
Hago remembranza a los años 70s en la que algunas empresas,
inclusive en los contratos de trabajo, establecían como cargo a ocupar el de “oficios varios” sin importar la
labor especifica que el contratado fuera a realizar y de esa forma jugar con la
posición del nuevo colaborador, sin comprometerse a ubicarlo en una sola
actividad, aunque se conociera en el
fondo, la verdadera razón del contrato.
Es importante el que tanto la empresa como cada uno de sus
colaboradores conozcan cuáles son sus funciones especificas y de hecho las
responsabilidades que le competen.
¿De quién recibo
ordenes?
Existe un principio elemental que reza que cada persona
recibirá órdenes de un solo jefe. Esto es claro. Cada trabajador debe conocer
quién es su jefe inmediato y a quien debe reportar el resultado de su trabajo.
En las empresas familiares principalmente, en donde se
disputan con frecuencia el demostrar quién tiene más poder que quién,
situaciones como estas generan anarquía. Se llega a los extremos de echar para
atrás órdenes ya dadas, recibidas y lo que es peor en plena ejecución, con el
solo propósito de demostrar poder. Imaginemos la posición de un trabajador
enfrentado tal circunstancia.
Cuando el trabajador conoce las funciones de su cargo, las
exigencias de orden académico, experiencia y condiciones físicas requeridas,
entiende la línea jerárquica y sabe a qué posición pudiera aspirar si cumple
con otros requisitos, va a sentirse estimulado a intentar avanzar dentro de la
estructura de la empresa y más si ésta lo contempla dentro de sus políticas de
promoción de personal y teniendo en cuenta a sus trabajadores activos para los
posibles ascensos y lo que es mejor, respeta tal condición.
Descripción de Funciones:
El contenido de la información contenida en los Perfiles debe
terminar resumido en un documento conocido popularmente como Descripción de
Funciones.
Este documento servirá de apoyo y guía en la actividad de
selección de los nuevos colaboradores.
Considero recomendable el que una copia de este documento se
le entregue al nuevo colaborador como
parte integral de su contrato de trabajo.
Evaluación de
Desempeño:
Cuando conocemos perfectamente que hace cada uno de nuestros
trabajadores nos resultará fácil establecer un seguimiento de sus actividades y
resultados, permitiéndonos establecer un programa de evaluación de desempeño, que ofrece para el trabajador y la empresa
una cantidad inimaginable de ventajas y beneficios. Sobre el particular trataré
en un próximo artículo.
esto es de muy buena ayuda
ResponderEliminarcomo haces una clasificacion de talento?
ResponderEliminarcuando sabes que es momento para cambiar a alguiend e puesto?
como seria la curva de aprendizaje de alguien de nuevo ingreso hasta el momento que cambia de puesto o un asenso..
gracias.